JAK NAPSAT OBCHODNÍ DOPIS

Psaní obchodního dopisu není složité. Tento typ komunikace slouží jednomu účelu: rychle sdělit informace od vás čtenáři. Úzká, plynulá a plynulá kopie bude přečtena a pochopena. Cokoli jiného může zmást, vyvrtat nebo odvrátit pozornost od bodů, které si přejete udělat. Postupujte odpovídajícím způsobemformát obchodního dopisua zůstaňte na místě při přípravě tohoto typu korespondence.

Začínáme

Posuňte svou nejlepší obchodní stopu vpřed tiskem dopisu na vysoce kvalitní hlavičkový papír společnosti. Než začnete, zahrňte datum nahoře, zarovnané k levému okraji, a pak nechte jeden nebo dva řádky a zadejte vnitřní adresu zarovnanou k levému okraji takto:

Související články

Rozvržení poznámky
Úloha administrativního asistenta
Japonská obchodní kultura

Měsíc, den, celý rok (příklad 2010)

John Smith
Jméno společnosti
Adresa ulice
Město stát PSČ

Předmět

Pod vnitřní adresou nechte dva řádky a zadejte Re: (nebo Předmět:). (Poznámka: Re: znamená týkající se.) Zahrňte do hloubky prohlášení o předmětu dopisu. Například:

Re: Vaše prezentace minulý týden

Oslovení

Mezi předmětem a pozdravem nechte dvě čáry. Nikdy nepředpokládejte, že je pozdrav Ahoj, Bobe přijatelný, zvláště pokud píšete někomu, koho neznáte. Při psaní obchodního dopisu používejte správné formy adresy (pan Wilson, paní Whiteová). Výjimkou z pravidla je situace, kdy si nejste jisti pohlavím příjemce. Pokud je to možné, může vám pomoci rychlý hovor do kanceláře. Pokud to však není možné, odstraňte odkazy na pohlaví. Pokud nevíte, nehádejte. Pokud si nejste jisti pohlavím, použijte jako pozdrav celé jméno osoby, například Milý Bobby Smith.

Tělo

Při psaní textu dopisu používejte jednoduché přímé věty, které jasně sdělují vaše myšlenky. Příklad tohoto je následující

Vážený pane Hatchete:

Zkontroloval jsem náš produkt konektoru WhamJet jako řešení vašeho problému s efektivitou online připojení, o kterém jsme diskutovali na schůzce Business Boxers Club 3. července. V příloze jsou specifikace a informace o produktu ke kontrole, jak jste požadovali.

Buď konkrétní

Uveďte konkrétní podrobnosti, aby čtenář mohl jasně pochopit, o čem komunikujete. Zde je příklad:

Zmínili jste, že o problémech s online připojením musíte rozhodnout do konce měsíce. Můžeme se setkat na oběd příští středu 21. v 1:00? Můžeme mluvit více o aplikacích WhamJet a mohu odpovědět na všechny vaše dotazy. První věc zavolám v pondělí, abych to potvrdil.

Buďte přímí a upřímní

Nic není větší odbočka než přečtení obchodního dopisu plného neupřímné zdvořilosti nebo posunu viny:

Upřímně lituji jakýchkoli obtíží, které vám naše ztráta rezervace mohla způsobit pro vaše setkání v 50. třídě.
Doufáme, že 12% příplatek za vaši poslední objednávku vás v budoucnu neodradí od výběru produktů od naší firmy.
Kvůli okolnostem mimo naši kontrolu ...

Místo toho to udělejte osobně:

Nedokážu si představit, jaké utrpení jste museli pociťovat, když jste slyšeli, že jsme ztratili rezervaci na setkání v 50. třídě.
Vím, že 12% příplatek se zdá být vysoký. Vysvětlím, proč k tomu došlo. Poté, pokud máte pocit, že potřebujete zrušit svou objednávku, rozumím.
Je mi líto, ale vaše objednávka se může zpozdit o 90 dní. Hurikán Dennis zničil nakládací rampu našeho skladu na Floridě a my pracujeme co nejrychleji na jeho opravě a kontrole poškození obsahu skladu. Žádám vás, prosím, o trpělivost.

Vyhněte se formulářovým dopisům

Formuláře jsou přinejlepším neupřímné. Místo toho, když píšete obchodní dopis, dejte čtenáři pocit, že ho kontaktuje člověk, nejen slova čerpaná z počítače.

Nastavte vhodný tón

Zdá se, že chladná a vzdálená je oblíbená obchodní reakce. Nenapodobujte to. Zkuste si představit, že mluvíte s osobou tváří v tvář. Začali byste konverzaci se stejným otevřením? Vžijte se do kůže svého čtenáře. Pokud vám musí být řečeno ne, jak byste chtěli, aby vám bylo řečeno? Udělejte si čas a vysvětlete proč, ale ne způsobem, který je příliš formální nebo neformální. Oba tyto přístupy jsou urážlivé.

Strážte své myšlenky a bez ohledu na to, jak hloupý si myslíte, že je člověk, nedopusťte se žádným způsobem a nesdělujte svou nadřazenost. Dávejte pozor, aby váš názor do dopisu neunikl. Udržujte také svůj hněv pod kontrolou. Pokud budete střílet z kyčle, výsledek může být katastrofální. Když píšete dopis na adresu subjektu, který vás hněvá, odložte jej dřív, než jej odešlete. Ještě lépe, spát na tom. Hněv se časem rozplývá. Obchodní dopis naplněný invektivy není.

Závěrečný dopis

Nazavřít dopis, napište krátké shrnutí, rekapitulujte všechny úkoly a řekněte příjemci, co má dále očekávat. Použijte formální uzávěrku, například S pozdravem, a poté zadejte několik řádků pro podpis, než napíšete své jméno, titul a společnost. Například:

S pozdravem,

Jeff Smith, prezident
Konektory WhamJet

Napište své dopisy v tomto formátu: Pozdravy, potvrzení problému, potřeby nebo požadavku, výzva k akci, co budete dělat nebo co potřebuje čtenář, a podepište se.

Tipy

Při psaní obchodního dopisu mějte na paměti následující:

Obchodní dopis neumožňuje chatrné klikatění a konverzační není licencí na nedbalost.
Zkontrolujte, zda jsou všechny vaše údaje, jako je adresa, název společnosti, jméno osoby a pravopis správné.
Zkontrolujte pravopis a gramatiku. Zkorigovat a Upravit váš dopis pečlivě pro chyby.

Efektivní nástroj obchodní komunikace

Existuje mnoho druhů obchodních dopisů. Může být užitečné zkontrolovat několik konkrétních příkladů dopisů, napříkladukázky prodejních dopisů,obchodní omluva dopisynebodoporučující dopisy. Dodržováním příslušného formátu a pečlivým zvážením toho, co říkáte, než začnete psát, můžete vytvořit vyleštěný,profesionální obchodní dopiskterá prezentuje vaši společnost v pozitivním světle.