Pokyny pro oznámení úmrtí zaměstnanců a ukázka

Když zaměstnanec zemře, může být dobrým nápadem, aby vedení informovalo ostatní zaměstnance prostřednictvím formálního oznámení. Může být také vhodné, aby zaměstnavatelé informovali členy týmu, pokud některý z jejich spolupracovníků ztratí nejbližšího člena rodiny. Členové týmu přirozeně zažijí zármutek po ztrátě spolupracovníka a mohou chtít nabídnout soucit členovi týmu, který truchlí. V těchto situacích by však prioritou zaměstnavatele mělo být ctít a respektovat přání rodiny nyní zesnulého zaměstnance nebo současného zaměstnance, který ztratil blízkého.

Oznámení o úmrtí zaměstnance

Pokud zaměstnanec zemře, je velmi pravděpodobné, že se člen rodiny s novinkami spojí s manažerem nebo HR kontaktem daného zaměstnance. Kdokoli dostane zprávy jako první, měl by samozřejmě vyjádřit soucit k rodině vhodným způsobem. Je také důležité informovat se o jakýchkoli opatřeních, požadavcích nebo potřebách, které v tuto chvíli může rodina mít. Požádejte o svolení ke sdílení podrobností se spolupracovníky zaměstnance a uveďte, že s jejich svolením předáte slovo o tom, co se stalo spolupracovníkům. Odtamtud bude dalším krokem rozhodnout, jak informovat bezprostřední členy týmu zaměstnance a jak oznámit, co se stalo úplnému týmu.

• Uctivé vzorky e-mailů s oznámením smrti
• Jak psát oznámení o smrti na Facebooku
• Ukázka oznámení o pohřbu

Okamžité oznámení týmu

Pro lidi, kteří pracovali v každodenním týmu zaměstnance, je nejlepší, aby manažer nebo jiný vedoucí společnosti oznamoval novinky všem současně. To platí bez ohledu na to, zda se zpráva očekává, nebo zda smrt zaměstnance byla náhlá.

• Bylo by ideální shromáždit tým na schůzku (osobně nebo virtuálně), aby jim manažer nebo jiný člen vedoucího týmu mohl doručit novinky osobně, a to najednou.
• Pokud to není možné, nabízí se možnost individuálních telefonních hovorů nebo osobních rozhovorů s těmi, kteří s danou osobou úzce spolupracovali. To však bude pro manažera pravděpodobně mnohem stresující.
• Další možností by bylo zasílání e-mailových zpráv přímým členům týmu zaměstnance, ale tato možnost by měla být použita pouze v případě, že není možné doručit zprávu celé skupině (nebo většině skupiny) současně.

Bez ohledu na to, jaký přístup si zvolíte, buďte při doručování zpráv taktní a ohleduplní. Uveďte, co se stalo, podělte se o to, co víte (pokud by to bylo vhodné), uznejte ztrátu týmu a společnosti i rodině a přátelům zaměstnance (včetně těch z práce). Sdílejte jakékoli podrobnosti, které máte o pohřebních opatřeních, jakož i veškeré informace, které od vás rodina požadovala, abyste jim předali jejich přání nebo přání zemřelého.

Oznámení pro celou společnost

Jakmile bude oznámen tým zesnulého zaměstnance, dalším krokem bude oznámení, které by mělo být oznámeno všem v organizaci. V závislosti na struktuře vaší společnosti možná budete chtít zaslat oznámení všem ve společnosti nebo pouze na místo nebo divizi, kde zaměstnanec pracoval. Pro toto oznámení můžete použít e-mail, i když existují zaměstnanci, kteří by měli být upozorněni, že pravidelně nepoužívají e-mailovou adresu společnosti, zvažte pokyn, aby jim jejich přímý nadřízený sdělil novinky. E-mail může říkat něco jako:

Varianty, které je třeba zvážit

Ukázková zpráva výše je velmi základní. Měl by být podle potřeby upraven na základě skutečností o konkrétní okolnosti, se kterou jednáte. Vidětvzorové e-maily s úctou k úmrtípro další příklady možná budete chtít zvážit.

• Pokud byl zaměstnanec dlouhodobě nemocný a situaci ve společnosti všichni věděli, možná budete chtít zmínit něco, co s tím souvisí. Samozřejmě nesdílejte žádné chráněné zdravotní informace. To by bylo vhodné v situacích, kdy spolupracovníci darovali krev nebo dny PTO na pomoc jednotlivci (nebo podobnému).
• Pokud smrt byla způsobena nehodou nebo jiným náhlým neočekávaným výskytem, ​​můžete to také uvést ve zprávě. Než tak však učiníte, měli byste získat povolení rodiny.
• Je možné, žepohřební opatřenídosud nejsou známy. Pokud ano, jednoduše uveďte tyto informace a informujte zaměstnance, zda mají očekávat, že společnost poskytne další podrobnosti.

Oznámení smrti člena rodiny zaměstnance

Pokud zaměstnanec ztratínejbližší člen rodiny, může být vhodné oznámit tyto informace pracovníkům v primárním týmu zaměstnance nebo v místě, kde jednotlivec pracuje. Pro manažera nebo zástupce HR by bylo nejlepší, kdybypozůstalý zaměstnaneckontakty ohledně sledování ztráty se zeptat, zda by tato osoba chtěla, aby společnost informovala spolupracovníky jednotlivce o tom, co se stalo.

• Zaměstnancem může být soukromá osoba, která by upřednostňovala neexistenci oficiálního oznámení společnosti.
• Možná bude v této obtížné době potřebovat osobní kontakt s vrstevníky, a proto by raději kontaktoval spolupracovníky individuálně.
• Zaměstnanec může mít úlevu, když manažer nabídne, aby dal spolupracovníkům vědět, aby se necítil povinen tak učinit.

Pokud zaměstnanec chce, aby zástupce společnosti informoval ostatní členy týmu, jednoduše volejte na schůzku (virtuální nebo online) nebo pošlete e-mail s předáním informací způsobem, který odpovídá jeho přáním. Ve většině případů bude zaměstnanec požadovat, aby spolupracovníci byli informováni o tom, co se stalo, obecné informace o okolnostech, preference zaměstnance ohledně kontaktování během této doby a informace o opatřeních v tomto okamžiku.

Jak oznamujete smrt v práci?

Oznámení zprávy, že zaměstnanec zemřel nebo že člen týmu ztratil člena rodiny, není nikdy příjemným úkolem. Pro spolupracovníky však může být mnohem lepší zjistit to prostřednictvím oficiálního firemního oznámení, než když se pověsti šíří révou, jak to lidé začínají zjistit ze sociálních médií nebo osobních kontaktů. Sdílení tohoto typu informací přímo z vedení na pracovní sílu může minimalizovat spekulace a zajistit, aby byla situace řešena vhodně a s respektem.