Ukázky dopisů s žádostí o platbu

Potřebujete napsat žádost o platební dopis? I když je kontaktování klientů a žádání o zaplacení účtů po splatnosti nepříjemné, je to něco, co lidé, kteří vlastní a spravují podniky, určitě čas od času musí udělat. Chcete-li použít zde uvedenou šablonu dopisu, jednoduše klikněte na obrázek níže. Dokument se otevře jako soubor PDF, který můžete podle potřeby upravit, uložit a vytisknout. Použij totoprůvodce tiskovými materiály Adobepokud potřebujete pomoc s používáním tohoto dokumentu.

Vyžádejte si dopis o zaplacení částky zůstatku

Tuto šablonu použijte, pokud potřebujete napsat dopis se žádostí o platbu nevyrovnaného zůstatku.

• Japonská obchodní kultura
• Virové marketingové produkty
• Základní obchodní kancelářské potřeby

Dopis s žádostí o platbu předem klientovi

Tuto šablonu použijte v situaci, kdy s vámi klient uzavřel smlouvu o poskytování produktů nebo služeb, za které je vyžadována záloha.

Žádost o uvolnění platby

Tento vzorový dopis použijte jako výchozí bod pro žádost o uvolnění platby, která je zadrženaúschovado dokončení transakce.

Tipy pro psaní žádosti o platbu

I když byste měli upravit informace v šabloně tak, aby odpovídaly vaší situaci, je důležité použít vhodný tón a ujistit se, že je dokument profesionálně formátován.

Použijte vhodný tón

Při zasílání dopisu klientovi nebo zákazníkovi žádajícímu o platbu je nezbytné sdělit váš názor co nejjasněji a přitom zachovat pozitivní a profesionální tón. Neposílejte první nebo druhý požadavek, který je tak negativní, že se klient cítí napaden. Pokud je tón příliš drsný, klient může mít pocit, že nemá smysl pokoušet se pokračovat ve vztahu k vašemu podnikání. Když k tomu dojde, existuje riziko, že se klient rozhodne nezaplatit účet, protože mu nejde o zachování vztahu.

Použijte profesionální formátování

Pokud posíláte dopis s žádostí o platbu poštou nebo faxem, použijte hlavičkový papír společnosti a standardní formát obchodního dopisu. V závislosti na korespondenčních postupech vaší společnosti může být také přijatelné, abyste dopis zaslali prostřednictvíme-mailem. Pokud ano, je lepší zahrnout písmeno do těla e-mailové zprávy, nikoli jako soubor přílohy. Pro e-mailovou zprávu není nutné vytvářet šablonu hlavičkového papíru, ale komunikaci byste měli ukončit svým oficiálním e-mailovým podpisem společnosti.

V návaznosti

Pokud odešlete dopis s žádostí o platbu na účet po splatnosti a do 30 dnů se vám příjemce neozve, zvažte uskutečnění následného telefonního hovoru. Stejně jako u dopisu je vhodné zachovat pozitivní tón. Pokuste se promluvit přímo s osobou odpovědnou za zaplacení účtu a potvrďte přijetí dopisu. Pokud jste schopni mluvit s odpovědnou stranou, nabídnětezpracovat platbu kreditní kartoutelefonicky nebo online. Pokud ne, zeptejte se, kdy můžete očekávat platbu. Poznamenejte si datum a pokračujte adopis o opožděné platbě.

Další akce pro sběr

Pokud platba nebude přijata, jak bylo dohodnuto, budete muset účet eskalovat na další krok v postupu vaší společnosti pro správu neúčinných účtů. Pokud účet zůstane po delší dobu nezaplacený, bude muset být tón budoucích sběratelských dopisů pevnější a případně bude případně předán inkasní agentuře. I když jistě existují okolnosti, za kterých je třeba podniknout konečné akce inkasa, nedoporučuje se to dělat, dokud nevyčerpáte všechny možné způsoby smírného řešení pozdní platby. Dokud nejste skutečně připraveni odeslat účet do sbírky nebo podniknout právní kroky, nezmiňujte takové akce v korespondenci s žádostí o platbu s lidmi nebo firmami, jejichž účty jsou po splatnosti.