CO JE DAŇOVÝ FORMULÁŘ W-9?

Internal Revenue Service (IRS) Formulář W-9 má název Žádost o identifikační číslo a osvědčení daňového poplatníka. Tento dokument IRS je navržen tak, aby shromažďoval základní daňové informace od určitých daňových poplatníků, kterými mohou být jednotlivci nebo podniky.

Účel formuláře W-9

W-9 poskytuje společnosti základní informace o daňových poplatnících, se kterými obchoduje. Umožňuje jim to nahlásit částku zaplacenou daňovému poplatníkovi za služby poskytnuté IRS. Občané Spojených států a cizí rezidenti, korporace, trusty a další typy podnikatelských subjektů, které nemají srážky daní ze svých příjmů, musí vyplnit W-9, zatímco cizí nerezidenti nebo zahraniční jednotlivci by měli vyplnit Formulář W-8 namísto.

Související články

Stahovatelné formuláře W-9
Co je formulář IRS 147c?
Kde najdete tisknutelné online daňové formuláře

Pokud daňový poplatník nevyplní a nevrátí kód W-9 nebo poskytne nesprávné nebo neúplné identifikační číslo daňového poplatníka (DIČ), mohou být jakékoli prostředky vyplacené daňovému poplatníkovi vystaveny záložnímu zadržení. V této situaci by společnost zadržel 28% z příjmů splatných daňovým poplatníkům a zadrženou část poslal do IRS. Toto je způsob federální agentury, jak zajistit, aby byly zaplaceny příslušné daně, i když daňový poplatník není správně identifikován.

Kdy jsou vyžadovány W-9?

Podnik potřebuje získat W-9 od jakékoli fyzické nebo právnické osoby, pro kterou bude muset podat informační hlášení s IRS. Například firma, která si najme nezávislého dodavatele, aby navrhla nový web společnosti, bude pravděpodobně muset podat formulář 1099-MISC s IRS, aby ohlásila, kolik to zaplatilo webovému designérovi.

Aby bylo možné podat kompletní 1099-MISC, potřebuje podnik identifikační údaje dodavatele - jméno, DIČ, adresu atd. Společnost bude muset od dodavatele shromáždit formulář W-9, aby tyto informace získala. Podobně budou podniky často vyžadovat formuláře W-9 od firemních prodejců, aby měli informace, které potřebují k vykazování svých obchodních nákladů, jak požaduje IRS.

Uchovávání záznamů W-9

Jako u většiny daňové doklady by si podniky měly uchovávat kopie všech formulářů W-9 po dobu nejméně tří let od podání posledního příslušného daňového přiznání (nebo data splatnosti přiznání, je-li později). Ve výše uvedeném příkladu, pokud firma uzavřela smlouvu s webovým designérem v roce 2017 a on dokončil svou práci před koncem roku, měl by si uchovat formulář W-9 minimálně do 16. dubna 2021 (za předpokladu, že podnik podal svůj 2017 daňové přiznání 15. dubna 2018).

Jak vyplnit formulář W-9

Skutečný W-9 je poměrně krátký a relativně přímočarý. Skládá se ze tří hlavních částí: osobní údaje, DIČ a certifikace.

Sekce osobních údajů pro jednotlivce

Na řádku 1 musí jednotliví daňoví poplatníci uvést své jméno, jak je uvedeno v jejich daňovém přiznání. I když jsou technicky obchodním subjektem, musí v této části uvést své vlastní právní jméno.

Výhradní vlastníci opakují své jméno na druhém řádku, který volá Obchodní název nebo název neregistrovaného subjektu. Zde umístí své celé jméno a písmena DBA, což znamená podnikat jako, následovaný fiktivním názvem firmy, pokud existuje. Pokud by byl například John Smith jediným vlastníkem společnosti Speedy Plumbing, vyplnil by první řádek jako John Smith a druhý řádek jako John Smith DBA Speedy Plumbing.

Dále daňový poplatník zaškrtne políčko Jednotlivec / jediný vlastník, které se nachází pod jmennými řádky. Daňový poplatník musí také uvést svou poštovní adresu na řádcích 5 a 6. Údaje klienta mohou být v této oblasti uvedeny na pravé straně formuláře, ale nejsou vyžadovány.

Sekce osobních údajů pro podniky

Firmy nebo jiné subjekty musí uvést své oficiální jméno (přesně tak, jak je uvedeno v jejich daňovém přiznání) na řádek 1. Pokud má firma také obchodní název nebo DBA, bude to uvedeno na řádku 2.

Dále daňový poplatník zaškrtne políčko označující, jak je podnikatelský subjekt klasifikován z hlediska jeho právní struktury. Budete muset určit, zda je entitou společnost C, společnost S, partnerství, společnost s ručením omezeným (LLC) atd.

Pokud je podnik jednočlennou LLC, zaškrtněte políčko Individuální / Výhradní vlastník místo LLC. Společnosti LLC, které si zvolily alternativní formu zdanění (např. Společnost LLC, která se rozhodla zdanit jako společnost S Corporation), zadají kód daňové klasifikace do prostoru vedle zaškrtávacího políčka LLC, podle pokynů ve formuláři.

Hlavní poštovní adresa subjektu musí být uvedena v řádcích 5 a 6. Adresu klienta lze přidat také do prostoru napravo od sekce poštovní adresy, není však požadována.

Výjimky

Většina daňových poplatníků ponechá mezery na řádku 4 prázdné. První mezera v řádku 4 označuje, že daňový poplatník je osvobozen od zadržování zálohy. Jednotlivci a jediní vlastníci nebudou téměř nikdy osvobozeni od zadržení zálohy, ale v určitých situacích jsou osvobozeny společnosti. Kódy a okolnosti příjemce jsou uvedeny na třetí stránce W-9. pokud máte nárok na jednu z těchto podmínek, umístili byste příslušné číslo kódu do prvního prostoru pro řádek 4.

Část FATCA řádku 4 platí pouze v případě, že předkládáte W-9 zahraniční finanční instituci a jste osvobozeni od Zákon o dodržování daní ze zahraničních účtů (FATCA) hlášení. V takovém případě zkontrolujte seznam kódů a důvodů na třetí stránce formuláře W-9, abyste zjistili, zda máte nárok, a vložte příslušné kódové písmeno do prostoru FATCA v řádku 4. V případě pochybností požádejte finanční instituci požadující formulář, zda byste měli vyplnit toto místo.

Informace o čísle účtu

Poslední řádek v sekci osobních údajů odkazuje na čísla účtů. Zde daňový poplatník uvádí seznam všech účtů, které mají u IRS k vrácení daní nebo předběžných plateb za předpokládané daňové povinnosti. Tato informace je volitelná a měla by být obvykle ponechána prázdná.

Identifikační číslo daňového poplatníka (DIČ)

Sekce s DIČ musí být vyplněna bez ohledu na to, zda je daňovým poplatníkem fyzická osoba, živnostník nebo podnikatel.

Jednotlivci umístí své číslo sociálního zabezpečení na pravou stranu formuláře do určených prostor.
Výhradní vlastníci a jednočlenné LLC mohou používat buď své číslo sociálního zabezpečení, nebo své identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), ačkoli IRS preferuje čísla sociálního zabezpečení.
I když je za entitu odpovědný konkrétní jednotlivec, jiné typy podnikatelských subjektů umisťují své EIN do poskytnutých prostor.

Certifikační sekce

V této části daňový poplatník podepíše formulář a potvrdí, že údaje, které obsahuje, jsou pravdivé. Neposkytnutí nebo vědomé podání nepravdivých informací vystavuje daňového poplatníka pokutám.

Shoda s W-9

Ať už jste nezávislým dodavatelem nebo společností poskytující služby klientovi, nebo pokud jste společností, která si k poskytování služeb najímá fyzické nebo právnické osoby, formuláře W-9 jsou zásadní pro dodržování daňových předpisů. Pokud máte zvláštní okolnosti nebo si nejste jisti, zda potřebujete vyplnit nebo požádat o tento formulář, vyhledejte profesionální radu od kvalifikovaného daňového profesionála.